BẢO MẬT THÔNG TIN TRONG SỐ HÓA TÀI LIỆU

BẢO MẬT THÔNG TIN TRONG SỐ HÓA TÀI LIỆU

____________________________

Trong thời đại nền cách mạng công nghiệp đang phát triển trên toàn bộ nền kinh tế – xã hội, thì việc đảm bảo tiếp cận và đưa nó phổ biến vào đời sống là điều vô cùng thiết yếu. Một trong những công cuộc mạnh mẽ nhất trong cách mạng 4.0 đó là số hóa tài liệu.

Số hóa văn bản, tài liệu là nhu cầu tất yếu của các cơ quan, tổ chức hiện nay. Để việc số hóa đạt hiệu quả, các cơ quan, tổ chức cần cân đối các yếu tố: nhu cầu, chi phí, bảo mật, công nghệ và con người. Và một vấn đề khác cần lưu ý khi số hóa văn bản, tài liệu là quy trình số hóa.

Tầm quan trọng của số hóa trong cách mạng 4.0

Không đơn thuần là scan văn bản, tài liệu giấy thành bản mềm. Quy trình số hóa bao gồm nhiều bước như: lựa chọn văn bản, tài liệu, giao nhận văn bản, tài liệu, chuẩn bị thiết bị, scan, đặt tên bản số hóa … Việc scan văn bản, tài liệu chỉ là một bước trong quy trình tổng thể. Còn việc quản lý, khai thác, sử dụng thế nào cho hiệu quả là một việc vô cùng quan trọng.

Quy trình số hóa tài liệu bao gồm 4 cấp độ:

– Bảo vệ thiết bị: Cài mật mã cho máy tính cá nhân để bảo bảo tính bảo mật và không cho người ngoài sử dụng.

– Bảo vệ dữ liệu: Cần được cài bảo vệ để tránh trường hợp thông tin từ máy tính đến máy in bị tiết lộ.

– Bảo vệ văn bản, tài liệu: Cần bảo vệ chặt chẽ ổ cứng, vì tài liệu từ ổ cứng có thể phát tán nguy hại. Đảm bảo tài liệu trong ổ cứng trong trường hợp cho mượn, đi sửa chữa hoặc bán.

– Theo dõi và quản lý bảo mật: cần có một hệ thống giám sát chặt chẽ từ con người đến máy móc, thiết bị để tránh tình trạng thất thoát thông tin ra bên ngoài.

Cài mật mã cho máy tính cá nhân

Vấn đề bảo mật thông tin khi số hóa là vô cùng quan trọng đối với bất cứ tổ chức, cơ quan nào. tránh tình trạng phát tán thông tin một cách vô tình hoặc cố ý của người thực hiện số hóa. Một số trường hợp nhiều cơ quan, tổ chức không tự số hóa tài liệu mà thuê cơ quan khác thực hiện. Quá trình bảo mật thì điều quan trọn nhất đó là sự tin tưởng của người số hóa, quy trình và cả phương thức lưu trữ tài liệu. Cử một người của cơ quan minh đi theo để hỗ trợ và quan sát là điều vô cùng cần thiết.

Trên đây là một số phân tích chỉ ra những lợi ích và hạn chế của quy trình số hóa tài liệu. Hy vọng nó có thể giúp ích các tổ chức, cơ quan cân nhắc kĩ trước và tránh những sai sót trong quá trình số hóa.